Privacy en klachtenreglement

Privacy en Klachten Reglement
Privacy regeling van Budgetcoach.nl B.V. voor het bestand van persoonsgegevens cliënten.

Artikel 1         Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:

1. Budgetcoach.nl: de directeur van Budgetcoach.nl;
2. Het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
3. Persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
4. De betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
5. Persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon;
6. Derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene;

Artikel 2         Doelstelling van het bestand
De doelstelling van het bestand is het kunnen beschikken over gegevens die noodzakelijk zijn voor een juiste uitvoering van de aan Budgetcoach.nl verstrekte opdrachten.

Artikel 3         Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens van cliënten Budgetcoach 

Artikel 4         Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 onder meer de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.

1. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene).
2. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt een onderdeel van deze regeling.

Artikel 5         Verantwoordelijke

1. Budgetcoach.nl is “verantwoordelijke” voor het bestand en is als zodanig verantwoordelijk voor de werking van deze registratie overeenkomstig deze regeling.
2. Budgetcoach.nl coördineert de voorzieningen die getroffen moeten worden om de naleving van deze regeling te verzekeren.

Artikel 6         Functioneren van het bestand
Het doen functioneren van het bestand gebeurt uitsluitend in opdracht van Budgetcoach.nl en de door deze aangewezen medewerkers met inachtneming van de door Budgetcoach.nl vastgestelde voorschriften. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.

Artikel 7         Toegang tot het bestand

1.      Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen
         werkzaamheden:

                  a.         het management;
                  b.         de administratief medewerkers.

2.       Tot het bestand kan uitsluitend via autorisatie toegang worden verkregen door middel van bijv.
          naam, geboortedatum of administratienummer van betrokkene.

Artikel 8         Verstrekking van gegevens aan derden

1.       Uit het bestand worden geen gegevens aan een derde verstrekt, tenzij:

               a.         zulks voortvloeit uit het doel van het bestand;
               b.         dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
               c.         dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
               d.         instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.

2.      De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofden van ambt, beroep of wettelijk  
         voorschrift geheimhouding geboden is.

Artikel 9        Bewaring en vernietiging van de gegevens
Indien er gedurende 1 jaar geen contact tussen de betrokkene en Budgetcoach.nl is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd.

Artikel 10       Recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift

1. De betrokkene of zijn gemachtigde heeft het recht Budgetcoach.nl te vragen of er persoonsgegevens van hem worden verwerkt. Budgetcoach.nl geeft binnen 4 weken antwoord naar aanleiding van het verzoek.
2. Als er gegevens worden verwerkt, geeft Budgetcoach.nl een overzicht hiervan, het doel van de verwerking, de categorieën van gegevens, de ontvangers van gegevens, en de herkomst van de gegevens.
3. De betrokkene of zijn gemachtigde krijgt inzage in het bestand voor zover het betreft de gegevens die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst  ontvangt hij een afschrift van de door hem gevraagde gegevens.
4. Inzage wordt slechts gegeven en afschriften worden slechts verstrekt na een aan Budgetcoach.nl      gericht schriftelijk verzoek hiertoe.
5. De beslissing van Budgetcoach.nl op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld.
6. Budgetcoach.nl eist voldoende waarborgen voor de identiteit en eventueel de machtiging van degene die verzoekt om inzage of afschrift.
7. Een afwijzende beslissing wordt toegelicht met redenen.

 Artikel 11       Correctierecht

1. De betrokkene of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen, heeft het recht om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen of niet verwijderd.
2. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens dient schriftelijk te worden ingediend bij Budgetcoach.nl. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
3. De beslissing van Budgetcoach.nl op het verzoek, wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk medegedeeld.
4. Budgetcoach.nl draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
5. Een afwijzende beslissing wordt toegelicht met redenen.

 Artikel 12       Beroep

1. Indien Budgetcoach.nl weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens, zich tot de arrondissementsrechtbank te Alkmaar wenden.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzen de beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen.
3. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
4. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot het College Bescherming Persoonsgegevens te Den Haag wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van het College Bescherming Persoonsgegevens bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

 Artikel 13       Organisatie en beveiliging

1. Het bestand wordt beheerd door Budgetcoach.nl.
2. Het management en de andere functionarissen hebben toegang tot het bestand voor zover dat voor de uitoefening van hun functie relevant is.
3. De verantwoordelijke draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. 

Bijlage 1

Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen onder meer de volgende gegevens:

• naam, voornamen
• geboortedatum
• gezinssamenstelling
• burgerlijke staat
• adres, postcode
• woonplaats
• Informatie over de schuldenlast en schuldeisers
• Alle informatie nodig om te komen tot een sluitend budgetplan 

 Artikel 14.       Reglement Afhandeling Klachten

In het kader van de opdrachten die Budgetcoach.nl ten behoeve van diverse opdrachtgevers uitvoert, waarbij persoonsgegevens van derden door de opdrachtgever ten behoeve van de uitvoering van het project aan Budgetcoach.nl ter beschikking worden gesteld, houdt Budgetcoach.nl zich aan de navolgende regels ten aanzien van de afhandeling van klachten:

1. Een klacht met betrekking tot uitlaten en / of gedragingen van medewerkers van Budgetcoach.nl dan wel door Budgetcoach.nl ingehuurde derden kan schriftelijk worden gericht aan de directie van Budgetcoach.nl.
2. Een onder 1) genoemde klacht kan voorts mondeling worden ingediend bij de directie van Budgetcoach.nl, op basis waarvan de directie van Budgetcoach.nl kan verzoeken om een schriftelijke weergave van de klachten behoeve van de verdere afhandeling.
3. Aan de klager zal binnen een termijn van maximaal 3 weken na een schriftelijke indiening van de klacht dan wel een schriftelijke weergave van de klacht een bevestiging krijgen van de directie van Budgetcoach.nl, waarin de datum van de onder 1) genoemde feiten evenals een korte omschrijving zal zijn opgenomen.
4. In geval de afhandeling van de klacht enkel op basis van mondelinge indiening plaatsvindt, zal de onder 3) genoemde bevestiging niet worden verstrekt.
5. Bij een mondelinge en / of schriftelijk ingediende klacht zullen zowel ten aanzien van de klager als ten aanzien van de degene op wie de klacht betrekking heeft, het principe van hoor- en wederhoor worden toegepast. Van deze gelegenheid wordt een schriftelijk verslag gemaakt, dat aan beide partijen wordt toegezonden.
6. Afhandeling van de klacht zal binnen een termijn van 3 weken na de bevestiging van de klacht plaatsvinden.
7. De klager zal in geval van klacht schriftelijk en gemotiveerd in kennis worden gesteld van de bevindingen van de directie van Budgetcoach.nl en van maatregelen die naar aanleiding van de bevindingen ondernomen zijn of ondernomen worden gesteld.
8. Budgetcoach.nl zal de ingediende klachten registreren, voor wat betreft de aard, de omvang en de als gevolg hiervan ondernomen maatregelen. Deze registratie kan op verzoek van de opdrachtgever ter beschikking van die opdrachtgever worden gesteld.
9. De directie van Budgetcoach.nl behoudt zich het recht voor om zichzelf bij de afhandeling van klachten te vervangen door een mediator, die niet direct bij de gedragingen en / of uitlatingen die aanleiding tot de klacht zijn, is betrokken.